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Nur wer gut beraten ist, kann die richtigen Leistungen und Aufgaben nach außen verlagern und damit nicht nur die eigene Kernkompetenz vergrößern, sondern auch gezielt an der Zukunft eines Unternehmens arbeiten

Expertenteam
 

Als Chef einer Firma mit mehreren Abteilungen kann man nicht immer wissen, was einzelne Bereiche des Unternehmens leisten und damit fällt es auch schwer abzuschätzen, ob hier Ressourcen vernünftig genutzt werden oder besser anders verteilt werden sollten. Betriebsblindheit ist hier ein Schlagwort, das umschreibt, warum viele Unternehmer zwingend notwendige Veränderungen nicht vornehmen. Die Erkenntnis dazu kommt nicht im betrieblichen Alltag, sie ist ein angesteuertes Ziel, das oft erst durch Anregung von außen genauer definiert wird. Eine ganze Branche hat sich darauf spezialisiert Unternehmen zu beraten und die Kosten für eine individuelle Beratung amortisieren sich gewöhnlich schnell.
Mit fremden Augen betrachtet, werden die Abläufe im Betrieb oft völlig anders eingeschätzt als bisher und es ergeben sich viele Möglichkeiten zur Verbesserung und Kostenoptimierung. Dabei müssen nicht immer Arbeitsplätze wegfallen, denn meist verfügen die Mitarbeiter über vielfältige Kompetenzen, die sich anders gewinnbringender einsetzen lassen und ein guter Unternehmensberater erkennt dies bei seiner Analyse. Verschiedene Agenturen haben sich darauf spezialisiert nicht nur den Bedarf von Outsourcing zu erkennen, sondern sie bieten gleichzeitig die Erstellung eines Konzepts an. Unternehmer bevorzugen diese Möglichkeit, da sie alles aus einer Hand beziehen können und nicht mit vielen unterschiedlichen Stellen zusammenarbeiten müssen. Trotzdem sollte sich jeder Unternehmer viel Zeit nehmen für die Planung von Outsourcing-Projekten, denn die Verträge werden meist für eine Dauer nicht unter fünf Jahren geschlossen und dann sollten wirklich alle Details und Eventualitäten besprochen und geregelt werden. Outsourcing bringt im besten Fall Profit für beide Parteien und wenn die Abmachungen nicht nur für den Moment starr formuliert sind sondern auch Änderungen zulassen, kann die Zusammenarbeit langfristig Früchte tragen.
Definition:
Der Begriff Outsourcing setzt sich aus zwei englischen Wörtern zusammen. Out und Source werden hier zusammengefasst. Im Deutschen spricht man auch oft von Outside resource using, also Quellen von außerhalb nutzen, doch das trifft den Kern der Sache nur bedingt. Grundsätzlich bedeutet Outsourcing, dass Aufgaben oder Funktionen, die bisher im Unternehmen selbst stattgefunden haben, nach außen an ein Drittunternehmen vergeben werden. Verträge regeln diese Art der Zusammenarbeit und darin wird neben dem Gegenstand der Leistung auch ihre Dauer festgehalten. Das unterscheidet Outsourcing von anderen Partnerschaften.
Hierzulande versteht man unter Outsourcing auch das Auslagern von Arbeitsplätzen an Tochtergesellschaften, weil diese nicht tarifgebunden sind und sich so Kosten sparen lassen. Daher hat der Begriff Outsourcing in Deutschland auch noch immer einen schalen Beigeschmack bei vielen Arbeitern. Man fürchtet, dass durch Outsourcing Stellen abgebaut werden, da das Unternehmen einfach nur kostengünstiger arbeiten möchte. In der Realität ist die Kosteneinsparung sicherlich ein Grundpunkt für Outsourcing, doch schon lange nicht mehr das einzige Ziel. Man möchte Leerlaufzeiten in Routineprozessen vermeiden, fremdes Know-how nutzen und Zeit schaffen für wertschöpfende Prozesse. Mit dem richtigen Partner lässt sich auch all das erreichen, denn wenn Mitarbeiter aus Routineprozessen herausgenommen werden, können sie ihre Arbeitskraft in wichtige Prozesse im Unternehmen einbringen und so strategische Entscheidungsprozesse unterstützen oder an Zukunftsplänen arbeiten.
Die Rückkehr zu den Kernkompetenzen ist also das eigentliche Ziel von Outsourcing und von dieser Sichtweise können Unternehmer und Dienstleister gleichermaßen profitieren. Lagert man die Lohnbuchhaltung aus, bleiben im eigenen Unternehmen mehr Ressourcen für wertschöpfende Prozesse und der Dienstleister hat sich auf die Lohnbuchhaltung spezialisiert, was bedeutet, dass seine Arbeitsabläufe darauf optimiert wurden. So kann er seine Leistung günstig anbieten, Mitarbeiter gezielt schulen und damit für eine Kostenoptimierung im eigenen Haus sorgen. Outsourcing bedeutet also frei übersetzt, dass bestimmte, nicht wertschöpfende Aufgabenbereiche aus einem Unternehmen ausgelagert werden und Auftraggeber wie Auftragnehmer dadurch eine Win-win-Situation erhalten.
Warum Outsourcing?
Wenn man sich als Unternehmer fragt, warum Outsourcing die Situation der eigenen Firma verbessern könnte, sollte man sich den Betriebsablauf genau ansehen. Oft liegt der wichtigste Grund für die Auslagerung in der Reduzierung der Kosten, was wiederum den Gewinn maximieren soll. Doch allen Unternehmern mit diesem Ziel kann Outsourcing schnell zu einer Kostenfalle werden. Die Qualität lässt nach und es entstehen logistische Probleme. Warum also sollte man Outsourcing als Teil der Firmenphilosophie ins tägliche Arbeitsleben integrieren?
Die Antwort liegt in jedem Betrieb selbst und ist damit individuell. Wenn Leerlaufzeiten einen Teil der Ressourcen unnötig strapazieren und die Lagerung von Teilen die räumlichen Möglichkeiten sprengen, kann Outsourcing durchaus eine Lösung sein. In jedem Betrieb stecken zudem versteckte Kosten, die schnell sichtbar werden, wenn man den Bereich nach außen gibt und auch die Qualität der eigenen Produkte lässt sich steigern, wenn man Fremdwissen nutzen kann. Da sehr viele unterschiedliche Gründe für Outsourcing sprechen können und man sich als unerfahrener Unternehmer schnell in widersprüchliche Aussagen verlieren kann, sollte man einen Profi damit beauftragen, die Möglichkeiten im eigenen Betrieb zu finden. Betriebsblindheit ist hier ein wichtiger Faktor, der oft vernachlässigt wird. Was seit Jahrzehnten so gemacht wird, ist einfach so und daran rüttelt man nicht. Veränderungen könnten hier aber zum Teil wesentliche Verbesserungen erzielen und das muss meist eine betriebsfremde Person feststellen denn als Unternehmer selbst beschäftigt man sich vorwiegend mit alltäglichen Aufgaben.
Natürlich kostet auch diese Dienstleistung Geld, doch Unternehmensberatung gehört heute zu den normalen Kosten, wenn es darum geht, eine Firma wettbewerbsfähig zu halten oder werden zu lassen. Letztendlich muss zwar jeder Unternehmer allein für sich entscheiden, ob er einen oder mehrere Bereiche seines Unternehmens an eine Fremdfirma vergibt, doch dieses moderne Konzept bedeutet in einigen Fällen auch die einzig wirtschaftliche Lösung, da sonst langfristig gesehen eine komplette Aufgabe des Betriebs drohen könnte.

Was sollten Partner beim Outsourcing leisten?

War das sogenannte Outsourcing früher hauptsächlich für größere Konzerne interessant, so lagern mittlerweile auch immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen verschiedene Unternehmensbereiche aus. Besonders für die Bereiche IT, Personal oder Buchhaltung ist ein Outsourcing interessant. Unternehmen haben hier den Vorteil, dass sie sich so wieder auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren können. Zudem lassen sich durch Outsourcing in den meisten Fällen auch Kosten einsparen. Damit die Auslagerung von Geschäftsteilen jedoch auch ein Erfolg wird, kommt es vor allem auf die Wahl des richtigen Partners an.
Zunächst einmal ist es wichtig, die Leistungen der infrage kommenden Partner genau zu vergleichen. Empfehlenswert sind Anbieter, die bereits andere Unternehmen aus der betreffenden Branche betreuen. Seriöse Firmen veröffentlichen in der Regel eine Liste mit Referenzen auf ihrer Webseite. Dazu sollte auch darauf geachtet werden, wie lange ein möglicher Partner bereits erfolgreich am Markt aktiv ist.
Was sonst noch wichtig ist
Weitere wichtige Faktoren für das erfolgreiche Outsourcing stellen die jeweiligen Vertragsbedingungen dar. Um spätere Probleme zu vermeiden, sollten die vereinbarten Leistungen ebenso wie das festgelegte Honorar detailliert im Vertrag aufgeführt werden. Dabei sollte berücksichtigt werden, dass sich die Anforderungen während der Vertragslaufzeit ändern können. Aus diesem Grund ist es immer sehr sinnvoll, sogenannte Service Level Agreements zu vereinbaren, die sich auch nachträglich jederzeit anpassen lassen.
Weitere wichtige Punkte sind die Laufzeit des Vertrages und die Kündigungsfristen. Ist das Unternehmen mit dem Partner unzufrieden, so sollte ein möglichst schneller Wechsel möglich sein. Üblich ist hier beispielsweise eine Kündigungsfrist zwischen sechs und zwölf Wochen zum Ende des Quartals.
Gerade wenn es um das Outsourcing des IT-Bereiches geht, ist es wichtig, dass der Vertragspartner über eine entsprechende Zertifizierung verfügt. Diese gibt Auskunft darüber, ob ein Unternehmen über die notwendige technische Kompetenz verfügt.

Outsourcing schafft finanzielle Spielräume für Geldanlagen.

Erzielen von Kosteneinsparungen liegt bei deutschen Unternehmen derzeit voll im Trend. So wird die Einsparung von Kosten als Hauptgrund angegeben, wenn es um das Outsourcing von einzelnen Unternehmensbereichen geht. In einer Umfrage gaben mehr als die Hälfte der Unternehmen an, durch verschiedene Geschäftsauslagerungen Einsparungen zwischen 20 und 50 Prozent zu erzielen. Überraschend dabei ist, dass sogenannte Near- und Offshore-Lösungen hier nur eine untergeordnete Rolle spielen. Die meisten Unternehmen entscheiden sich bei der Auslagerung einzelner Geschäftseinheiten für einen Dienstleister aus Deutschland. Möglichkeiten zur Auslagerung gibt es in nahezu jedem Unternehmen. Dabei bieten sich unter anderem die Bereiche Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung, Security sowie die Kundenbetreuung an. In allen Bereichen bietet die Einsparung von Personalkosten den größten Anteil. Zudem könne durch Outsourcing auch Kosten bei der benötigten Hard- und Software eingespart werden. Die durch das Auslagern eingesparten Kosten lassen sich dann wiederum zum Vermögensaufbau einsetzen. Dabei bieten Festgelder eine sehr sichere Möglichkeit.
Vorteile des Outsourcing
Der größte Vorteil des Outsourcings liegt natürlich in der Einsparung von Kosten. So wird weniger Personal benötigt und es sind auch keine Schulungen mehr erforderlich. Auch die Größe der Personalabteilung kann verkleinert oder der Bereich gar komplett ausgelagert werden. Neben der Kostenersparnis gibt es noch einige weitere Vorteile, die für das Outsourcing sprechen. So können sich die Unternehmen beispielsweise wesentlich besser auf ihre Kernkompetenzen, wie die Erstellung der jeweiligen Leistungen, konzentrieren. Durch den Fremdbezug von Leistungen ergeben sich für das betreffende Unternehmen zudem auch steuerliche Vorteile. Nicht zu unterschätzen ist auch eine mögliche Erhöhung der Qualität. Durch die Entscheidung für einen spezialisierten Anbieter können jeweils die neuesten Technologien genutzt werden. Die anfallenden Aufgaben werden so qualitativ besser und effizienter erledigt.

Gibt man Aufgaben oder Funktionen, die früher im eigenen Unternehmen lagen, nach außen, muss sich natürlich eine Reihe von Vorteilen daraus ergeben. Der Kontrollverlust und der eventuelle Verlust von Kompetenzen müssen durch handfeste Vorteile aufgewogen werden können, damit sich Outsourcing lohnt.großer Vorteil wird noch immer die Kostensenkung angeführt. Fremdunternehmen können die geforderte Leistung meist günstiger bringen, weil ihre Kernkompetenz genau darin liegt und sie ihre Prozesse optimiert haben. Neben diesem geldwerten Vorteil gibt es aber auch einen weiteren großen Vorteil, der für Outsourcing spricht. Im eigenen Unternehmen wird Zeit und Platz geschaffen der sich mit Planung oder wichtigen Entscheidungsprozessen füllen lässt. Mitarbeiter, die früher in Routinearbeiten gebunden waren, können jetzt aktiv an der Entwicklung von Zukunftsplänen teilhaben und ihre Kräfte so auf wertschöpfende Prozesse konzentrieren. Viele Unternehmen müssen eine Menge Personal auch durch Leerlaufzeiten schicken, da beispielsweise die Lohnbuchhaltung nicht täglich das gleiche Arbeitspensum bietet und mit Outsourcing lassen sich solche Leerlaufzeiten komplett vermeiden. Das Risiko dafür liegt beim Dienstleister an den man die Aufgabe vergeben hat. Dieser wiederum kann seine Abläufe so optimieren, dass möglichst wenige Leerlaufzeiten entstehen. Schließlich ist die ihm übertragene Aufgabe seine Kernkompetenz geworden und auch er ist daran interessiert, die Kosten zu senken und Fehlerquellen möglichst zu vermeiden. Mit diesem gemeinsame Ziel profitieren Unternehmen und Dienstleister zu gleichen Teilen vom Outsourcing und für beide Firmen entsteht eine tragende Zusammenarbeit, die auch in Zukunft Bestand haben kann. Bei der Formulierung des Vertrags für Outsourcing sollten Juristen und Techniker eng zusammenarbeiten, denn nur so lassen sich die Aufgaben oder Funktionen detailliert schriftlich festhalten. Das muss sein, damit es später nicht zu Streitigkeiten deswegen kommt. Auch Platz für notwendige Veränderungen muss vertraglich festgehalten werden, denn Verträge für Outsourcing haben meist mehrere Jahre als Laufzeit und inzwischen können sich viele Veränderungen ergeben, auf die man eventuell reagieren muss.
Nachteile beim Outsourcing
Natürlich sollte nicht verschwiegen werden, dass die Auslagerung von Geschäftsprozessen auch gewisse Nachteile mit sich bringt. So begeben sich die Unternehmen immer in eine gewisse Abhängigkeit zum jeweiligen Dienstleister. So wirken sich beispielsweise qualitative oder wirtschaftliche Schwierigkeiten des Dienstleisters immer auch auf das jeweilige Unternehmen aus. Dies kann im schlimmsten Fall dann auch zu hohen Folgekosten im eigenen Unternehmen führen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Dienstleister zu einem späteren Zeitpunkt gewechselt werden muss. Berücksichtigt werden sollte auch, dass sich Outsourcing unter Umständen negativ auf das Betriebsklima auswirkt. So verbinden Mitarbeiter mit Outsourcing oftmals die Gefahr des eigenen Arbeitsplatzes. Ein wichtiger Punkt beim Outsourcing ist zudem der Datenschutz. Schließlich erhält der Dienstleister auch Einblicke in sehr sensible Unternehmensdaten. Deshalb kommt der Wahl des Dienstleisters eine große Bedeutung zu, wenn es darum geht, einzelne Geschäftsprozesse erfolgreich auszulagern.
Wann lohnt sich Outsourcing?
Zu welchem Zeitpunkt sich das Outsourcing für ein Unternehmen rechnet, lässt sich pauschal nicht sagen. Dies hängt immer von der jeweiligen Situation innerhalb des Unternehmens ab. Als Richtwert gilt, dass die Kostenersparnis bei mindestens 20 Prozent liegen sollte. Hat man sich zu einer Auslagerung von einzelnen Geschäftsteilen entschlossen, so kommt es hier vor allem auf eine genaue Planung sowie das Finden des richtigen Partners an. In der Planungsphase sollten die sowohl quantitativen wie auch die qualitativen Ziele, die mit dem Outsourcing erreicht werden sollen, möglichst genau definiert werden. Dabei kommt es nicht darauf an, dass ein Dienstleister ein möglichst großes Leistungsportfolio anbietet, sondern stets darauf, dass die individuellen Anforderungen erfüllt werden können. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten die benötigten Leistungen genau mit dem Dienstleister vereinbart werden. Standardleistungen werden oftmals auch in kompletten Paketen angeboten, wobei jedoch genau geprüft werden sollte, ob diese auch allesamt benötigt werden. Werden alle Service Level Agreements detailliert aufgelistet, sorgt dies für Klarheit auf beiden Seiten. Um zu überprüfen, inwieweit sich das Outsourcing auch tatsächlich lohnt und um festzustellen ob die gesetzten Ziele erreicht wurden spielt das Controlling eine wichtige Rolle.
Bei der Entwicklung eines Outsourcing Konzeptes spielt darüber hinaus aber auch das Thema Sicherheit eine wichtige Rolle. Dabei geht es insbesondere um den richtigen Umgang mit sensiblen Daten beispielsweise von Kunden und Mitarbeiter. Wird dem Partner Zugang zu den eigenen Unternehmensräumen gewährt, sind auch hier die sicherheitsrelevanten Faktoren zu beachten. Wichtig für Unternehmen ist ein umfassender Versicherungsschutz, der auch den jeweiligen Service-Partner mit einbezieht. Dies sollte insbesondere beim möglichen Abschluss einer Hausratversicherung beachtet werden. Abschließend sollte dann neben dem Preis immer auch auf den Service eines möglichen Outsourcing Partners geachtet werden. Wichtige Faktoren sind hier ein umfassender Support sowie eine gute Erreichbarkeit.

Wo liegen die größten Fehler beim Outsourcen
Viele Unternehmen weltweit lagern einen Teil ihrer Prozesse aus. Damit wollen sie Zeit, Ressourcen und damit natürlich auch Geld sparen und in vielen Firmen funktioniert das auch reibungslos. Schließlich liegen im Idealfall die Kompetenzen des Partners genau in dem gewünschten Gebiet und damit laufen seine Prozesse schneller und auch günstiger ab. Einige Unternehmen machen aber auch unschöne Erfahrungen mit dem Thema Outsourcing und der Grund dafür lässt sich oft erst erklären, wenn man den Vorgang genau analysiert. Viele kleine Fehler führen in eine große Katastrophe und am Ende lässt sich meist kein Verantwortlicher finden, dabei wurden einfach unternehmerische Grundsätze missachtet und das meist über mehrere Abteilungen hinweg.
Was soll Outsourcing bringen?
Stellt man die Einsparung auf verschiedenen Gebieten als wichtigsten Grund für Outsourcen jeder Rechnung zu Grunde, so kann ein Scheitern ganz einfach definiert werden. Konnte das Unternehmen trotz Outsourcing weder Ressourcen noch Zeit sparen, wurde das Ziel der Aktion verfehlt. Warum eine Verbesserung nicht erreicht werden konnte, hängt aber von vielen verschiedenen Faktoren ab und lässt sich in der Regel nur an einem konkreten Fall nachvollziehen. Trotzdem gibt es allgemeingültige Gründe, warum Outsourcing nicht immer positive Ergebnisse liefert:
o Die Qualität des Endprodukts kann nicht gehalten werden
o Durch Kommunikationsprobleme entstehen Verzögerungen
o Die Aufgabenstellung wurde nicht genau definiert
o Der Preis verteuerte sich
o Mangelnde Kontrollen führen zu Qualitätsverlusten
o Wichtige Kernkompetenzen werden vernachlässigt
Bei einem konkreten Outsourcing-Versuch, bei dem eine Pflegeinrichtung die Verpflegung an ein externes Unternehmen gibt,  können sich viele Probleme ergeben, wenn das Management seinen Fokus nur auf eine finanzielle Einsparung legt. Die Bewohner müssen sich an den Geschmack der neuen Speisen gewöhnen, sie müssen heiß geliefert werden und die Qualität der Menüs muss während der Übergangsphase regelmäßig überprüft werden. Daraus können sich viele zusätzliche Arbeitsschritte für das Personal auf den Stationen ergeben und nur wenn hier gewissenhaft vorgegangen wird, kann die Einrichtung die gewohnte Qualität halten. Schließlich arbeitet jeder Koch anders und es muss genau festgelegt werden, was vom Dienstleister erwartet wird.
Mangelnde Kommunikation
Die Freunde über einen Geschäftspartner, der einem einen Teil der anfallenden Arbeiten abnimmt, ist meist groß und wer sich dann schon die Hände reibt bei der Vorstellung, was alles eingespart werden kann, vergisst dabei dass jede Partnerschaft sich erst einspielen muss und gerade am Anfang einer Zusammenarbeit Missverständnisse an der Tagesordnung sind. Anweisungen werden falsch verstanden oder man stellt Unterschiede im Qualitätsverständnis fest und schon können angegliederte Prozesse im eigenen Unternehmen gefährdet werden. Eine gute Kommunikation ist daher wichtig und nur wenn sie über die Vertragsverhandlungen hinaus aufrecht erhalten wird, hat das Unternehmen wirklich die Chance vom Outsourcing zu profitieren. Sollen sensible Bereiche eines Unternehmens wie die Buchhaltung an einen externen Dienstleister vergeben werden, ist es ratsam nicht das günstigste Angebot zu nehmen, denn damit wird Unzufriedenheit beim Partner geschürt, die schnell zu Unzuverlässigkeit führen kann.

 
 
 
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